Op woensdag 15 juni 2016 was een opvallend item in het RTL Nieuws te zien. Mensen die de zorg werken, worden gek van alle regeltjes en het papierwerk. Een aantal instellingen heeft als proef veel regels overboord gegooid en zeggen dat er zo meer tijd voor de zorg overblijft.
Voor personeel dat in de zorg werkt en ondersteuning biedt aan hulpbehoevenden, is de administratieve werkdruk als het gevolg van het invullen van een dagelijkse papierwinkel een bekend gegeven. Het gaat in de praktijk vaak om het bijhouden van gegevens en het afvinken van taken. Dit kost een hoop tijd en gaat ten koste van de aandacht voor de patiënt. In het nieuwsitem van RTL Nieuws kwam ook staatsecretaris Martin van Rijn aan het woord. Ook hij is een groot voorstander van het schrappen van regels om zo de hoeveelheid papierwerk voor medewerkers op de werkvloer te verminderen, zodat er meer tijd overblijft voor persoonlijke aandacht voor de patiënt.
Dat het invullen van formulieren op de werkvloer een belasting voor het personeel vormt, is een bekend gegeven. Een paar maanden geleden heeft Het Digitale Landschap, een initiatief van True workspace (voorheen Multrix), Dell en Intel in samenwerking met Digitalezorg.nl en Pb7 Research, een onderzoek onder professionals in de Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg (VVT-sector) uitgevoerd. Uit het onderzoek kwam naar voren dat het verminderen van de administratielast een van de belangrijkste redenen is om te automatiseren. Tevens bleek dat bij 70 procent van de ondervraagden de patiëntengegevens eerst op papier worden gezet. De ondervraagden verwachten in de toekomst wel verbetering. Ze denken dat in 2021 nog maar 10 procent eerst op papier wordt genoteerd.
Is het afschaffen van allerlei regels om de administratieve last voor medewerkers te verkleinen een goed idee? Regels zijn niet voor niets bedacht. Het management van een zorginstelling heeft input van de werkvloer nodig om beleid te kunnen voeren. Daarnaast moet een zorgorganisatie zich ook houden aan wet- en regelgeving en daarvoor is veelal ook informatie vanuit de organisatie benodigd. Ook verzekeringsmaatschappijen willen graag precies weten wat er op de werkvloer gebeurt. Het verzamelen van informatie vanuit zorgorganisaties is dus essentieel en vaak wettelijk vereist, maar het is belangrijk dat de medewerkers op de werkvloer dit klusje snel en accuraat kunnen klaren.
Medewerkers in de zorg hebben tegenwoordig een geavanceerde computer in hun broekzak. Dat is hun eigen smartphone waarop allemaal slimme zorgapplicaties kunnen draaien. Met behulp van de eigen smartphone in combinatie met specifieke zorgapps kunnen zorgmedewerkers veel administratieve taken snel en accuraat afhandelen en ze hoeven geen extra apparaten mee te slepen.
De inzet van particuliere apparaten op de werkvloer heet ook wel Bring Your Own Device (BYOD). Het gaat dan veelal om smartphones, tablets en laptops die eigendom zijn van de medewerker en gebruikt worden op het werk. Privacy en bescherming van bedrijfs- en patiëntengegevens spelen hierbij een belangrijke rol. Vertrouwelijke gegevens van zorginstellingen en patiënten mogen natuurlijk niet op straat belanden in het geval particuliere apparaten bij verlies of diefstal in verkeerde handen vallen.
True heeft de dienstverlening ook ingericht op het gebruik van particuliere apparaten in de zorgsector. We noemen dit Mobile Device Management. Alle medische applicaties opereren in een afgeschermde container op het particuliere apparaat. Het is niet mogelijk om vanuit deze container vertrouwelijke medische gegevens te kopiëren naar het particuliere gedeelte op een smartphone of tablet. Ook als een zorgmedewerker vertrekt, is het mogelijk om alle mobiele zorgapps en bijbehorende vertrouwelijke data op afstand te wissen. Met de True-dienst Identity & Access Management kunnen organisaties via de User Provisioning Tool deze wijzigingen op afstand doorvoeren.
Zorgorganisaties maken gebruik van interne en externe ICT-systemen die met elkaar moeten samenwerken om informatie uit te wisselen. Uit het onderzoek van Het Digitale Landschap blijkt dat het laten samenwerken van de verschillende ICT-systemen voor veel VVT-instellingen een lastige aangelegenheid is. Veel systemen wisselen geen informatie uit en dat betekent dat zorgmedewerkers vaak dezelfde gegevens meerdere keren handmatig moeten invoeren. Dat is zonde van de tijd en energie. Het is daarom noodzakelijk om systemen met elkaar te laten samenwerken om zo tijd te besparen voor het personeel op de werkvloer. Ze kunnen patiënten zo meer persoonlijke aandacht geven. True heeft veel praktijkervaring met het koppelen van verschillende ICT-systemen om zo uitwisseling van informatie mogelijk te maken.
We kunnen u een aantal praktijkcases laten zien van (zorg)organisaties die met de hulp van de diensten van True hun medewerkers mobiel laten werken en daarmee tijd besparen. Wilt u de administratielast van uw zorgmedewerkers verminderen en bent u benieuwd wat True op het gebied van efficiency en flexibiliteit voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek om zo te inventariseren wat de mogelijkheden zijn.
