Microsoft Teams is een van de meest populaire chatprogramma’s van het moment. Met het programma, dat inbegrepen is bij veel Office 365 licenties, kun je chatten, videobellen en online samenwerken met je collega’s of externen.
Ben je nog niet zo bekend met Microsoft Teams? Dan ben je aan het juiste adres met deze Microsoft Teams uitleg. In dit artikel leggen we alle basisfuncties van het programma uit zodat ook jij een professional wordt in werken in Teams.
Deze Microsoft Teams uitleg is een handleiding is gericht op absolute beginners, maar ook als je Teams wat vaker gebruikt zitten er misschien handige tips voor je bij. We behandelen lang niet alles, maar wel de basis en dingen die je vaak over het hoofd ziet. Ook als je Teams al wat langer gebruikt!
Wat is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is een online samenwerkingstool van Microsoft die standaard is inbegrepen in een aantal Office 365 licenties. Met het programma kunnen mensen binnen en buiten de organisatie met elkaar chatten, videobellen en samenwerken in documenten.
Het chatprogramma is met name gericht op modern werken, waar medewerkers vaak verspreid over verschillende locaties met elkaar moeten samenwerken, ongeacht het apparaat dat zij gebruiken. Microsoft Teams werkt ook op laptops, desktop PC’s, smartphones en tablets en op vrijwel elk besturingssysteem.
Video: Introductie van Microsoft Teams
Lees ook ons blog ‘Wat is Microsoft Teams?’
Hoe werkt het?
Microsoft Teams werkt op laptops, desktop pc’s, smartphones en tablets op vrijwel ieder besturingssysteem (er komt zelfs een Linux-versie aan!).
Er bestaat een gratis versie van Microsoft Teams, maar wij raden aan om een Office 365 licentie af te nemen met daarin Microsoft Teams. Het voordeel hiervan is namelijk dat je ook de Office-software (Word, Excel en Powerpoint) kunt integreren met het chatprogramma. En dat is wel zo handig, want juist die integratie met andere Microsoft-technologie maakt Teams zo’n ontzettend handige tool.
Bekijk ook de Managed Office 365 diensten van True.
Download Microsoft Teams
Downloaden Microsoft Teams heel eenvoudig via de website van Microsoft. Standaard wordt al gekeken welk besturingsysteem je hebt. Via onderstaande link kun je Microsoft Teams downloaden.
De mobiele versie downloaden is ook eenvoudig. Het enige wat je hoeft te doen is je e-mailadres achterlaten. Via een link in je mail kun je vervolgens het programma downloaden.
De stappen om het programma te installeren verschillen per besturingssysteem, maar zijn vrij eenvoudig te doorlopen.
Helemaal gedownload? Dan kunnen we nu verder met de Microsoft Teams uitleg. 💪
Microsoft Teams inloggen
Het programma geïnstalleerd? Dan kun je nu inloggen in Microsoft Teams.
Microsoft Teams inloggen werkt heel eenvoudig. Het enige wat je nodig hebt is namelijk je gebruikersnaam en wachtwoord die je ook nodig hebt voor Office 365. Ben je die kwijt? Neem dan contact op met je IT-afdeling of IT-leverancier.
Zo ziet het eruit
Als het goed is is Microsoft Teams al voor je ingericht en ben je helemaal klaar voor deze Microsoft Teams handleiding.
Als ik Teams opstart ziet het er zo uit: Bij mij ziet het er zo uit:
Rechts zie je het scherm waarin je kunt chatten of waar andere acties gebeuren. Links zie ik verschillende tabbladen:
- Activity feed: hier vind je alle belangrijke meldingen. Bijvoorbeeld als iemand een duimpje omhoog heeft gegeven op een van mijn posts.
- Chat: hier zie ik alle persoonlijke chats die ik open heb staan.
- Teams: hier zie je de diverse Teams waar je onderdeel van bent. Elk team kan ook verschillende kanalen hebben. Voor ons marketingteam hebben we bijvoorbeeld en algemeen kanaal (General) maar ook een kanaal specifiek voor onze website. Binnen Broad Horizon hebben we daarnaast vaste namen gegeven. Een afdeling krijgt bijvoorbeeld [DEPT] voor zich, en als er externen in het kanaal zitten dan wordt dit aangeduid met [EXT].
- Calendar: die rechtstreeks gekoppeld is aan mijn Outlook. Ik kan er zelfs gelijk afspraken inplannen of verwijderen.
- Calls: een overzicht met mensen waarmee je in het verleden hebt gebeld. Je kunt hier gemakkelijk zelf groepen aanmaken en contacten doorzoeken.
- Files: een totaaloverzicht van alle bestanden recente bestanden. Dit is niet echt heel overzichtelijk. Ik raad aan om per kanaal de ‘Files-tab’ te gebruiken.
- …: hier vind je aanvullende apps. In mijn geval bijvoorbeeld OneNote, Planner en Stream, maar je kunt hier ook andere applicaties toevoegen. Dat doe je bij Apps onderaan. Applicaties kun je ook vastpinnen en weghalen door er met de rechtermuisknop op te klikken.
- Help: Bij help vind je handige bronnen die je kunnen helpen als je even niet weet hoe iets werkt. Maar uiteraard kun je ook dit artikel als naslagwerk gebruiken 👀
💡Tip. Bekijk ook vooral even de deze Microsoft Teams handleiding van Microsoft zelf. Daarin wordt precies uitgelegd welk knopje waarvoor dient.
Chatten met Microsoft Teams
Alright! Je hebt Microsoft Teams geïnstalleerd en bent klaar om te chatten met je collega’s, leerlingen of leveranciers. In deze sectie van de Microsoft Teams uitleg zoomen we in op de basis van chatten in het programma.
Als het goed is heeft een Teams-beheerder al kanalen en teams voor je aangemaakt en kun je met jouw e-mailadres direct aan de slag.
Is dat niet het geval? Neem dan even contact op met de degene die de IT verzorgt binnen jouw organisatie. Die persoon kan je ermee helpen. In dit onderdeel van de handleiding laten we je zien hoe je een bericht opmaakt.
@reply
Je kunt het @-teken gebruiken om op iemand te reageren. De persoon waar je op reageert krijgt dan een melding aan de linkerkant van Teams in de activity feed. Je kunt ook in een Teams of in een subkanaal de @-gebruiken. Als de naam van een kanaal bijvoorbeeld General is, kun je @General toepassen. Dan krijgt iedereen die in dat kanaal zit een melding in de Activity Feed.
Handig, maar gebruik het ook met mate. Zeker als je met heel veel mensen in een Team zit. Bijvoorbeeld het hele bedrijf. De @-functie gaat dan namelijk wel heel veel lijken op de Reply All-functie van je e-mail. 👀
Threads gebruiken in Microsoft Teams
Een van de functies die absoluut wat uitleg nodig heeft is threads in je Microsoft Team. Er gaat namelijk best wat mis met Threads, maar als je dit eenmaal doorhebt is het een van de beste manieren om met elkaar te communiceren en wordt ook chatten vrij overzichtelijk. Met threads kun je namelijk onderwerpen clusteren.
Dit is een voorbeeld van een thread:
Je ziet in de afbeelding dat er ruim 20 reacties zijn. Deze specifieke vraag gaat over en marketingproject, waardoor de antwoorden daaraan gerelateerd zijn en blijven. Een extra reactie toevoegen is eenvoudig. Je hoeft alleen op reply te klikken.
Vaak komt het voor dat mensen dat niet doen en een nieuwe thread beginnen. Dat ziet er dan als volgt uit:
Het bovenstaande bericht is een reactie op de thread, maar de werknemer had dat even niet goed gezien. Hierdoor ontstaan er losse threads over hetzelfde onderwerp.
Het gebruikmaken van threads (zeker in combinatie met ‘Je bericht opmaken in Teams’) is in ieder geval een enorme aanrader. Zo houd je het gespreksonderwerpen redelijk centraal.
Video: reageren in Microsoft Teams threads
Heb je liever Microsoft Teams uitleg hoe je threads gebruikt via video? Dan is onderstaande Youtube misschien iets voor je.
Een bestand toevoegen in Microsoft Teams
Je kunt een lokaal bestand toevoegen of vanuit Microsoft OneDrive. OneDrive is je persoonlijke opslagplek vanuit de cloud. Dit is te koppelen met Teams waardoor je vrij eenvoudig bestanden kunt delen.
Een persoonlijke favoriet is ook om linkjes te sturen naar iemand vanuit de files. Het handige hieraan is dat je bijvoorbeeld rechtstreeks een Sharepoint-link kan sturen naar iemand. Het nadeel van lokale bestanden delen is namelijk dat het bestand niet real-time geüpdatet wordt, maar als je bestand in Sharepoint of je Microsoft Team staat dan wel.
Emoji gebruiken in Microsoft Teams
Via het smile icoontje kun je vrij eenvoudig emoji sturen naar een collega. Microsoft Teams heeft er ongeveer 30 beschikbaar en ze hebben ook allemaal een afkorting.
💡Tip. Gebruik je liever net als ik de bestaande emoji die je ook op het web vindt of je telefoon? Via de Mac heb je de handige sneltoets: ctrl + cmd + spatie.
Dan krijg je dit onderstaand overzicht te zien. Superhandig!
Gif’s gebruiken in Microsoft Teams
Een gifje gebruiken is eenvoudig. Je klikt op het icoon met daarin de woorden ‘Gif’, schrijft in zoekbalk waar je naar zoekt en klaar is kees. Veel eenvoudiger dan dit kan het niet worden.
Videobellen met Microsoft Teams
Iets wat zeker niet mag ontbreken in een Microsoft Teams uitleg is videobellen. Want naast chatten kun je met je Microsoft Team software ook vrij uitgebreid videobellen.
Dit is een van de functies waardoor de tool zich onderscheid ten opzichte van bijvoorbeeld Slack. In de volgende punten zoomen we in op hoe je een videovergadering start en andere handigheden.
Een videovergadering starten in Microsoft Teams
Je kunt een videovergadering op verschillende manieren starten.
- Via de onderkant bij je chatscherm
- Via een individuele chat
- Via het ‘Calls’ tabblad
- Via het ‘Calendar’ tabblad
Via de onderkant bij je chatscherm
Even snel een videochat beginnen in een teams of channel kan eenvoudig via het video-icoontje onderaan je chatscherm. Deze optie is alleen beschikbaar in kanalen. Klik dan op dit donkerblauw icoontje:
Vervolgens krijg je een scherm te zien waar je de videovergadering een naam kunt geven. Je kunt er daarna voor kiezen om de vergadering gelijk te beginnen of om het in te plannen:
Iedereen binnen het kanaal krijgt vervolgens te zien dat de video aan de slag is. Je kunt vragen aan deze persoon om mee te doen in de vergadering. Dat ziet er dan zo uit:
Aan het begin van de meeting wordt gevraagd om je camera aan te zetten. Je microfoon staat als het goed is standaard aan.
Via individuele chat
Dat doe je rechtsboven (meest linker icoontje). De rest wijst zich redelijk vanzelf uit.
Via het ‘Calls’-tabblad:
Via het Calls-tabblad kun je vrij eenvoudig iemand bellen. Bijvoorbeeld door een naam ik te typen bij ‘Make a call’. Daarnaast laat het een overzicht zien van de personen waar je vaak mee chat. Klik op het camera- of telefoon-icoontje om de call te starten.
Via de ‘Calendar’-tabblad
Via de kalender kun je rechtstreeks een ‘New meeting’ inplannen. Je krijgt dan het volgende scherm te zien.
Automatisch wordt er een link toegevoegd voor de videovergadering in Teams. Superhandig!
Een videovergadering bijwonen in Microsoft Teams
Het kan voorkomen dat een videovergadering al zonder jou is gestart. In dat geval kun je hem gemakkelijk bijwonen. Het enige wat je hoef te doen is ‘Join’ en je kunt vervolgens de meeting bijwonen.
Je achtergrond wijzigen in Microsoft Teams
Sinds kort heeft Microsoft Teams ook de mogelijkheid om je achtergrond te wijzigen. Je kunt dan je rommelige zolderkamer vervangen met en kosmosachtige achtergrond, Minecraft-screenshot of iets neutralers.
Als je in een video meeting zit klik je op de drie dubbele puntjes. Je krijgt het volgende te zien:
Klik vervolgens op ‘Background effects’. Hier kun je een van de achtergrondjes kiezen naar keuze. Klik op ‘Preview’ om te zien hoe het eruitziet of klik direct op ‘Apply’ en klaar is kees.
Een achtergrond afbeelding toepassen in Teams
Je kunt ook een zelf achtergrond aanpassen bij ‘Background settings’. Klik rechtsboven op ‘Add new’ en voeg de achtergond toe die je zelf wilt.
Teams en kanalen in Microsoft Teams
Microsoft Teams maak onderscheid tussen teams en kanalen. Een team is en plek waar bijvoorbeeld medewerkers, klanten of leveranciers samen kunnen werken. Een team is echter niets zonder kanalen.
Voorbeeldje:
[DEPT] TRUE Marketing is hier het team. Hier zit ik samen met mijn marketingcollega’s in om te chatten, videobellen en online samen te werken. Voor een aantal projecten of onderwerpen hebben we kanalen gemaakt. Zo hebben we bijvoorbeeld en kanaal ‘Offtopic’ waar we niet werkgerelateerde dingen met elkaar bespreken. Een aanrader, want zo houd je het leuk.
Afhankelijk van de rol die jij hebt kun jij ook nieuwe teams aanmaken, bestaande teams beheren en nieuwe kanalen toevoegen of beheren. Nieuwe teams aanmaken is gebeurt meestal door een Microsoft Teams applicatiebeheerder, maar binnen die teams kun jij als eindgebruiker vrij gemakkelijk aan de slag.
Nieuwe teams creëren of lid worden van een nieuwe team
Wil je een nieuw team creëren, een bestaand team zoeken er lid worden van een team? Dan doe je dat via ‘Join or create a team’, een link die helemaal onderaan staat bij het Teams-tabje.
Als je daarop klikt krijg ik in mijn geval alleen een selectie van bestaande teams te zien, omdat ik geen bevoegdheid heb om nieuwe teams aan te maken. Binnen True en Broad Horizon hebben slechts enkele mensen dat, met name om de boel overzichtelijk te houden. De ervaring leert dat de meeste organisaties op een soortgelijke manier werken, dus ik zoom hier alleen in op het joinen van een team.
Lid worden van een nieuw team kan op twee verschillende manieren: ‘Join a team with a code’, via de zoekbalk of door een selectie te maken van een aantal teams. Codes zijn verschillende per organisatie. Meestal is er iemand of zijn er meerdere personen die deze codes met je kunnen delen.
Sommige teams zullen publiekelijk zijn en kun je zo in. Andere teams hebben iemand die je eerst toe moet voegen. Het is maar net hoe de Teams-beheerder dit heeft ingesteld.
In het allerbeste geval hoef je zelf geen teams toe te voegen. Een Teams-beheerder heeft dit namelijk helemaal op maat voor jou ingericht.
Kanalen aanmaken in een team
En nieuw kanaal aanmaken is vrij eenvoudig. Je klikt op de dubbele puntjes in het kanaal en krijgt dan het volgende scherm te zien:
Vervolgens klik je op ‘Add channel’.
Vervolgens geef je het kanaal een naam en bepaal je de privacyinstellingen. Je kunt een kanaal publiek maken of op privé zetten. Bij en publiek kanaal kan iedereen in het team het kanaal zien. Bij prive kun je het kanaal delen met alleen de personen die je uitkiest. Het kanaal wordt dan ook niet zichtbaar in het team, alleen voor de personen die je hebt uitgenodigd.
Samenwerken met Microsoft Teams
Natuurlijk hebben we het ook samenwerken in deze Microsoft Teams handleiding. Een van de grootste pluspunten is namelijk dat je rechtstreeks vanuit het Teams documenten kunt bewerken en online met anderen kunt samenwerken. Dat komt mede door de integratie van Sharepoint en OnedDrive.
Belangrijk hierbij is dus wel dat die twee Microsoft-technologieën geïntegreerd zijn met Teams! Controleer desnoods voor de zekerheid bij je Teams-beheerder of dat het geval is.
Bestanden vinden, aanmaken en bewerken in Microsoft Teams
Het vinden van bestanden is vrij eenvoudig. Die vind je namelijk bij ‘Files’ zodra je en chatvenster ingaat. Dat kan een chatvenster zijn van een team of een chatvenster van bijvoorbeeld je collega.
Als je op ‘Files’ klikt krijg je een overzicht van alle bestanden die met je gedeeld zijn.
Je ziet dan een aantal opties:
- New: hiermee kun je nieuwe mappen toevoegen of en nieuw Office-document toevoegen.
- Upload: hiermee kun je een lokaal bestand uploaden naar de mappenstructuur.
- Sync: hiermee kun je de omgeving laten synchroniseren met je lokale omgeving. Het is mogelijk om de bestanden namelijk zowel lokaal neer te zetten als in Sharepoint en Teams.
- Copy link: een link naar de mappenstructuur.
- Download: hiermee download je complete mappenstructuur.
- Add cloud storage: hiermee voeg je extra opslagcapaciteit op.
💡Tip. Vanuit het True marketingteam gebruiken we de map in ‘General’ (ons standaardkanaal) om alle bestanden zo goed als centraal te houden. Een flinke aanrader! Het handige is namelijk dat je dan alles centraal hebt staan.
Links delen van bestanden
Een prettige functie is dat je ook links kunt delen naar documenten die online staan. Dat doe je door op de drie puntjes te klikken. Vervolgens krijg je dit te zien:
Als je op copy link klikt krijg je de mogelijkheid om de link te kopiëren van Microsoft Teams of van Sharepoint. Deze link kun je vervolgens eenvoudig delen met je collega, leverancier, klant of leverancier.
Samen thuiswerken doe je met Microsoft Teams. True helpt met de technische inrichting en zorgt dat uw eindgebruikers snel met Teams aan de slag kunnen.
Meer Microsoft Teams uitleg?
Microsoft Teams is eenvoudig te gebruiken en tegelijkertijd ook veelomvattend. In deze Microsoft Teams handleiding vond je de meeste basisfuncties voor het chatprogramma, maar je kunt nog veel dieper induiken in het programma en er alles uit weten te halen.
Het grote voordeel van Microsoft Teams is dat er ontzettend veel over te vinden is en dat Microsoft zelf ook veel content hierover maakt.
Hier een lijst met onze favoriete bronnen:
365tips.be
Op 365tips.be, vind je voor vrijwel elk onderdeel in Teams een aantal hele handige uitlegartikelen. Check it out.
Socialmediainhetmbo.nl
Uitleg voor Microsoft Teams in het onderwijs is een flink stuk specifieker dan je in dit uitlegartikel kunt lezen. Wil je meer leren over Microsoft Teams in het onderwijs? Bezoek dan de website van Ashwin: socialmediainhetmbo.nl.
Broad Horizon
Ons moederbedrijf Broad Horizon heeft de beste content van Microsoft verzameld in twee specials: op afstand werken en op afstand leren.
