De 8 stappen naar een mobiele organisatie blogpost

Een mobiele organisatie worden in 8 stappen

Als organisatie wil je slimmer, efficiënter en wendbaar werken, zodat je snel op ontwikkelingen kunt inspringen en de concurrentie de baas blijft. Daar is een digitale transformatie voor nodig, maar dat blijkt nog niet zo eenvoudig te zijn.

Er zijn in totaal acht gebieden waarop je als organisatie actie moet ondernemen om een soepele overgang te maken naar een mobiele organisatie waarin jouw medewerkers optimaal van de mobiele ervaring kunnen genieten zonder in te boeten op veiligheid, compliance en business agility.

Dit zijn de 8 gebieden waar je op moet letten om een mobiele organisatie te worden.

1. Mobiele organisatie: inventarisatie en plan van aanpak

 

Applicatielandschap

Het verkrijgen van inzicht in het totale applicatielandschap is een belangrijk onderdeel van de inventarisatie. Moderne organisaties hebben grote aantallen applicaties in gebruik, maar vaak ontbreekt het overzicht.

Inzicht in welke applicaties er zijn en door wie ze gebruikt worden, is cruciaal. Met dit inzicht bepaal je welk van deze applicaties straks mobile ready moeten zijn zodat je medewerkers zo goed mogelijk kunnen werken.

Beveiligingsrisico’s in kaart brengen

Vervolgens is het zaak om de beveiligingsrisico’s zo zorgvuldig mogelijk in kaart te brengen. Welke risico’s loop je als organisatie zodra bepaalde informatie het pand verlaat? Wat kunnen de gevolgen zijn als er dataverlies of een datalek ontstaat door een gestolen of gehackt mobiel apparaat?

Maak een gedegen risicoanalyse zodat je precies weet welke organisatiegegevens je het beste moet beschermen en denk na over de stappen die je moet nemen bij een incident.

Alle keuzes die je in deze fase maakt, zijn bepalend voor de inrichting van de technologie die je straks nodig hebt als mobiele organisatie. Vandaar dat het essentieel is dat je altijd met de strategie en het beleid begint.

2. BYOD, CYOD of COPE

Er zijn drie strategieën voor mobiel werken: Bring Your Own Device (BYOD), Choose Your Own Device (CYOD) en COPE (Corporate Owned Device).

Bring Your Own Device (BYOD)

Bij BYOD mogen medewerkers met hun persoonlijke device aan de slag gaan. Dit zorgt voor lagere organisatiekosten, want je hoeft deze devices niet zelf aan te schaffen als organisatie.

Omdat werknemers met hun eigen apparatuur mogen werken, zijn ze meteen productief. Doordat je als organisatie weinig grip op de apparatuur hebt waarmee zakelijke applicaties en organisatiegegevens worden benaderd zijn extra maatregelen nodig om bijvoorbeeld een hack of datalekken te voorkomen.

Choose Your Own Device (CYOD)

Bij deze strategie kunnen werknemers kiezen uit een aantal devices, waarna je de gekozen apparatuur als organisatie aanschaft. De mobiele apparaten zijn eigendom van het organisatie, terwijl medewerkers kunnen kiezen welke apparatuur ze het liefst gebruiken.

Op deze manier kun je ervoor zorgen dat er alleen goed ondersteunde apparatuur gebruikt wordt, zonder je werknemers op kosten te jagen. De kosten zijn hoger, maar je hebt meer grip op de beveiliging van organisatiedata en applicaties.

Corporate Owned Personally Enabled (COPE)

Bij COPE, schaf je als organisatie zelf alle apparatuur aan voor zakelijk gebruik, waarbij je privégebruik ook toestaat. Je hebt zodoende enorm veel zeggenschap over welke apparatuur er gebruikt mag worden en ook over de manier waarop dit gebeurt. Zoals: wat mogen medewerkers wel en niet doen met een mobiel apparaat en welke applicaties zijn toegestaan?

Het device blijft altijd eigendom van de organisatie, ook als een medewerker uit dienst gaat. Een apparaat kan op afstand gewist worden zonder dat er een privacyprobleem ontstaat.

3. Beveiliging, privacy en compliancy

 

Afschermen applicaties en data

Om applicaties en gegevens zo goed mogelijk af te schermen is het nodig om te inventariseren welke gegevens in de organisatie gebruikt worden en welke risico’s je loopt mocht er data op straat komen te liggen. Bijvoorbeeld omdat gegevens privacygevoelig zijn, of van onschatbare waarde zijn voor concurrenten.

Vervolgens is het van belang om te achterhalen wie er allemaal toegang heeft tot welke applicaties en gegevens en via welke apparaten dat gebeurt.

Beveiligingsmaatregelen

Je kunt veel maatregelen nemen om veilig gebruik van applicaties en data te borgen: Firewalls, antivirus, VPN, micro-VPN, end-to-end encryptie en authenticatiemethoden als Two Factor Authentication (2FA).

Breng in kaart welke maatregelen er nog getroffen moeten worden, zodat medewerkers straks ook veilig mobiel werken.

4. Applicaties en data koppelen aan apparaten

Door gebruik te maken van het juiste mobiliteitsplatform, kun je snel en eenvoudig precies de juiste functionaliteit (business sapplicaties en organisatiedata) beschikbaar maken op de mobiele apparatuur van je medewerkers en deze apparaten tegelijkertijd zo efficiënt mogelijk beheren en beveiligen.

Enterprise Mobility Management (EMM)

Via een EMM-platform kun je applicaties en mobiele apparaten vanuit één centraal platform beheren. Dit wordt ook wel Mobile Device Management (MDM) en Mobile Application Management (MAM) genoemd. Je kunt als IT-beheerder in een paar muisklikken alle benodigde applicaties uitrollen naar een groep gebruikers.

Stel er komt een nieuwe medewerker in dienst, dan wil je die zo snel mogelijk aan de slag hebben en dus is toegang tot precies de juiste systemen nodig. Via het platform is het allemaal snel en eenvoudig te regelen en dit zorgt voor een extra goede gebruikerservaring.

Single sign-on

Door single sign-on te activeren hoeven gebruikers slechts eenmalig in te loggen op hun digitale werkplek om toegang te krijgen tot alle applicaties die voor hen beschikbaar zijn.

Privé en zakelijk volledig gescheiden

Een EMM-platform maakt het mogelijk om de persoonlijke gegevens van medewerkers op mobiele apparaten strikt privé te houden, doordat er afgeschermde omgevingen op aangemaakt kunnen worden. Zakelijke data en zakelijke applicaties blijven dus volledig gescheiden van persoonlijke data en applicaties.

Enterprise appstore

Met de juiste EMM-tools kun je medewerkers zelf hun zakelijke applicaties laten downloaden en installeren door een zogenaamde Enterprise Appstore in te richten. Ook updates kun je dankzij een centraal EMM-platform efficiënter en sneller uitrollen.

5. Identiteits- en toegangsmanagement

Aanvullend op de EMM-tool is een tool voor identity & accessmanagement (IAM) nodig. Hiermee kun je gebruikers snel en eenvoudig toegang geven tot alle applicaties die ze nodig hebben.

Je kunt deze tool zien als een extra laag over het applicatielandschap om iemand via een paar klikken toegang te geven tot applicaties of deze rechten aan te passen en weer in te trekken.

6. Managed of unmanaged

Zodra je de strategie en het beleid hebt bepaald, een plan van aanpak hebt opgesteld, een gedegen inventarisatie hebt gedaan en allerlei technologische keuzes hebt gemaakt, sta je voor de keuze of je de gekozen oplossingsrichting zelf wilt implementeren (unmanaged), of dat je hier een gespecialiseerde partij bij inschakelt (managed) zodat je je handen vrij houdt voor de dingen die echt belangrijk zijn voor jou als organisatie.

7. Versnipperd applicatielandschap samenbrengen

In veel organisaties is het applicatielandschap in de loop van de tijd flink versnipperd geraakt. Er bevinden zich applicaties in het lokale datacenter, ergens zwerven nog een paar legacysystemen rond, sommige systemen draaien inmiddels in het datacenter van een outsourcing partij en er worden in toenemende mate SaaS-applicaties afgenomen.

Door applicaties samen te brengen in een coherente hostingomgeving, kun je alles beter en makkelijker aan elkaar knopen. Hoe compacter je dit applicatielandschap maakt, hoe slimmer je koppelingen tussen afzonderlijke applicaties kunt maken, hoe meer grip je als organisatie op het geconsolideerde applicatielandschap krijgt en hoe fijner de gebruikerservaring van de medewerkers wordt.

8. Medewerkers betrekken

Naast organisatie en technologie, heb je bij dit soort transities ook altijd te maken met het menselijke aspect. Het is uitermate belangrijk dat je jouw medewerkers meekrijgt in de transitie. Dat zorgt ervoor dat de technologie die je straks aanzet ook echt wordt ingezet en dat je als organisatie digitaal succesvol kunt zijn. Het draait altijd om een samenspel tussen organisatie, technologie en de mens. Alle drie moeten in balans zijn voordat je een mobiele organisatie kunt worden.


mobiele-organisatie-whitepaperWhitepaper: Mobiele organisatie 

Leer wat het nut is van een mobiliteitsbeleid, hoe je omgaat met security en compliance bij mobiel werken en meer over het worden van een mobiele organisatie.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Vertel ons uw uitdagingen

Vul onderstaand formulier in om direct met True in contact te komen.