adoptie van microsoft teams

Door een versnelde adoptie van Teams is veel over het hoofd gezien

Onlangs maakte Microsoft bekend dat het te maken heeft met ruim 115 miljoen dagelijkse gebruikers voor Microsoft Teams. Maar omdat Microsoft Teams zo snel is omarmd, hebben veel organisaties belangrijke stappen overgeslagen bij de inrichting en het gebruik ervan. We vroegen twee van onze Microsoft 365 specialisten naar de zaken waar veel organisaties geen rekening mee hebben gehouden.

📖 Leestijd: 10 minuten

Een tool waarmee je wakker wordt

Microsoft Teams zou volgens Ben van de Pol, Continuous Workplace Consultant bij Broad Horizon België, de enige applicatie moeten zijn die je ’s ochtends opent naast Outlook. “Met Teams kun je dagelijks je werk doen; converseren met collega’s, je team, partners en leveranciers. Eigenlijk wil je zoveel mogelijk werk vanuit Teams realiseren”. Maar sinds de versnelde introductie van Teams worstelen veel bedrijven, waar hij mee samenwerkt omtrent de technische en functionele inrichting, met vele vraagstukken.

Ben: “Klanten vragen zich bijvoorbeeld af of ze Teams op de juiste manier hebben ingericht en gebruiken.” In de praktijk blijkt dat de versnelde introductie van Teams vaak problemen met zich meebrengt.

Ben: “We merken dat er een trend is die meeste bedrijven in slaan: dat is de semi-gecontroleerde Teams omgeving.” Teams werd door veel bedrijven ‘opengezet’ zonder duidelijk na te denken over rolverdelingen en spelregels. Iedereen kon bijvoorbeeld een Team aanmaken. “Maar dan zit je dus binnen een paar weken met honderden teams waarvan niemand het doel weet, waar informatie te vinden is of wie verantwoordelijk is. Dit zorgt voor veel verwarring en vervuiling waardoor het gewenste effect van Teams vertroebelt”, aldus Ben.

De spelregels goed vastgelegd

Een van de zaken om chaotische Teams-omgevingen op orde te krijgen is dat je een duidelijke governance-strategie realiseert.

Ben: “Daarbij gaat het niet alleen om de nieuwe governance met terugwerkende kracht toe te passen op de reeds bestaande teams, maar juist ook om de grotere vraagstukken. Waar wil je Teams positioneren binnen de organisatie? Welke teams ga je publiek positioneren en welke privé? Wil je als organisatie ook externe partijen toelaten in Teams? Hoe richt je dat in?”

Belangrijk in een governance-model is dat het niet voor elk team hetzelfde hoeft te zijn, maar je dit soort processen en handelingen wel moet vastleggen. “Ook het aanmaken van een nieuwe teams leg je vast in je governance plan. Moet ik een e-mail sturen naar willekeurige IT-medewerker of hebben we een gestroomlijnd proces waar ergens een formulier beschikbaar is die medewerkers in kunnen vullen? Of moeten we het proces automatisch aanmaken door middel van een provisioning applicatie zodat de teams volgens een template direct uit de juiste onderdelen bestaan?”

Ben vertelt dat veel organisaties ervoor kiezen om teams in te richten op een manier die de bedrijfscultuur reflecteert en daarnaast teams van vluchtige aard. Je kunt bijvoorbeeld teams inrichten op departement-niveau (denk aan de afdeling Marketing) en projecten (vluchtige aard) die je bijvoorbeeld met klanten oppakt. Het voordeel daarvan is dat je in je governanceplan kunt nadenken over uniformiteit van de teams. “Een projectteam kun je dan bijvoorbeeld standaard voorzien van een Planner-tabblad en een set van standaard kanalen”, aldus Ben.

Lees ook: "Microsoft Teams uitleg voor beginners"

Naast de functionele vraagstukken zijn er vele technische vraagstukken om mee te nemen in een governanceplan voor Teams.

Ben: “Denk aan de regels waarmee je te maken krijgt als je een team verwijdert. Hoe ga je om met de verwijderde data? Mag die bewaard blijven? En voor hoe lang dan?” Je kunt het governanceplan dus eigenlijk zien als een soort blauwdruk voor de functionele én technische inrichting.

Mensen meekrijgen in de verandering

Parallel aan het governancetraject wordt er vaak gestart met een adoptie- en change programma: een programma waarin eindgebruikers begeleid worden in het werken met de nieuwe tool of de nieuwe manier van werken en waarbij de cultuur van de organisatie meer digitaal wordt gemaakt.

Lees ook: "Waarom jouw organisatie een adoptiestrategie voor Office 365 nodig heeft?"

Iemand die daarover mee kan praten is changedeskundige Barbara Wolters, Lead Business Productivity bij Broad Horizon in Nederland. Zij heeft een standaard ontworpen waarbij de menselijke kant van verandering een belangrijke plek krijgt bij de introductie van een nieuwe technologie zoals Microsoft Teams. “Met alleen techniek en functionaliteit ben je er nog niet. Er zitten veel verschillende functionaliteiten in Teams en werkwijzes verschillen per organisatie . Hoe ga je ermee aan de slag om voor jouw organisatie het maximale uit Teams te halen en hoe krijg je de mensen mee in de nieuwe werkwijze en hoe maak je een cultuur digitaal?”.

Volgens Barbara is het belangrijk om eerst goed in kaart te brengen wat je organisatie wil bereiken: “Welke doelen wil je behalen met het inzetten van een werkplek op basis van Teams? Dat kan uiteenlopend zijn: papierloos werken, minder mailen, zeker weten dat je de juiste informatie kunt vinden, makkelijker in contact zijn met collega’s ”. Volgens haar gaat de inzet van Teams met name over het gebruikersgemak en hoe de gebruiker de nieuwe technologie ervaart. Samen met de organisatie stellen we afspraken op voor het gebruik van Teams.

“Hoe ga je ermee aan de slag om voor jouw organisatie het maximale uit Teams te halen en hoe krijg je de mensen mee in de nieuwe werkwijze en hoe maak je een cultuur digitaal?”

Deze ‘spelregels’ die vastgelegd worden in een governanceplan bevatten vaak ook de basis voor een goed adoptieprogramma.

Barbara:“Je kunt hiermee uitleggen welke keuzes er zijn gemaakt en waarom en wel gedrag je van mensen verwacht.”

Starten tijdens de ontwerpfase

Idealiter begint een adoptieprogramma voordat technologie live gaat, in de ontwerpfase van een digitale werkplek met Teams. “Je leert in die fase de organisatie goed kennen, de cultuur, de mensen die er werken. Is de organisatie bijvoorbeeld gewend aan verandering en hoe is dit in het verleden gelopen? Zijn mensen en afdelingen open of gesloten? Wie zijn de sponsoren en stakeholders?”, vertelt Barbara. “Je moet heel nauw betrokken blijven bij een groep”.

Barbara erkent dat het tijdens de coronaperiode een stuk ingewikkelder is geworden. Niet per se omdat bedrijven al begonnen zijn met Teams, maar omdat de communicatie een stuk lastiger is geworden.

Barbara: “Je mist een belangrijk onderdeel van de interactie in een groep. Wat is het effect van de aanwezigheid van management of directie? Hoe zit groepsdynamiek in elkaar?” Het op gang krijgen van een discussie is online toch heel anders.

Lees ook: "Communiceren met Microsoft Teams in crisistijd"

Desondanks blijft het cruciaal om de richting te geven in deze ontwerpfase. Zo is het volgens Barbara erg belangrijk om te weten waar het sponsorship zit. Die rol is belangrijk, omdat er iemand of meerdere personen vanuit directie en managementniveau moeten zijn die vertellen waarom deze nieuwe technologie wordt ingezet en zichtbaar moet zijn tijdens de verandering. “Wij zijn niet de verandering, wij faciliteren hem. De organisatie moet zelf de verandering doormaken. Als je niet in beeld hebt wie de sponsor is of met welke stakeholders te maken hebt dan blijft de verandering hangen bij de werkgroep.”

Mede door de versnelde adoptie van Teams is dit iets wat strandt binnen organisaties, terwijl dit juist ook het moment is om hele pragmatische zaken met elkaar te tackelen. “Wil je gebruikers trainen door een externe partij of laat je dat door ambassadeurs uit je eigen organisatie doen? Wil je quick reference cards of posters inzetten? Wil je gebruikmaken van een adoptiesite? Op welke momenten moet er gecommuniceerd worden? Hebben jullie ondersteuning nodig of is er een communicatie-afdeling die kan helpen?”

Personificatie van de digitale werkplek

Een van de belangrijkste workshops de veel informatie geeft over hoe een organisatie werkt en wie de mensen zijn binnen die organisatie is de persona workshop. Een persona is een karakterisering van de meest voorkomende personen binnen organisaties. Dat kunnen bijvoorbeeld mensen met gelijkwaardige functies zijn (bijv. marketeers) of persona’s binnen een leeftijdscategorie (bijv. generatie X). De persona vertegenwoordigt een deel van de organisatie.

Barbara: “Waar loopt een karakter tegenaan met de bestaande werkplek en werkwijzen? Welke doelen en behoeften gelden voor een persona? Hoe veranderingsbereid en digivaardig is een bepaalde persona?” Per persona bedenk je user stories en scenario’s. Binnen een user story vertel je in hoofdlijnen wat een persona wil bereiken om zijn of haar dag makkelijker, efficiënter hun werk kunnen doen. Meteen scenario schets je wat je de persona met Teams doet: bijvoorbeeld intern samenwerken, versiebeheer of digitaal vergaderen. “Scenario’s geven de basis voor de governancestructuur en de adoptie- en changestrategie”

Een essentieel onderdeel van het adoptie- en change programma zijn ambassadeurs. Soms worden ze ook wel champions genoemd, of avonturiers. Al verschilt dit sterk per organisatie volgens Barbara: “Idealiter train je ambassadeurs zodat zij de rest van de organisatie vervolgens kunnen trainen. Je geeft ze de middelen mee waarmee zij vragen van andere gebruikers kunnen herkennen.”

Sommige vragen kunnen bijvoorbeeld makkelijk opgelost worden door een medewerker te sturen naar de adoptiesite, of naar een helpdesk. Voor medewerkers is het prettig om naar een collega te lopen, zo is een vraag snel beantwoord en dat komt ten gunste van de adoptie. Al moet je volgens Barbara ook kritisch zijn naar het proces. Net als Teams zelf is het adoptieprogramma namelijk nooit af: “Het is iteratief, een continu proces. Het is de bedoeling dat elke medewerker mee kan blijven komen en kan verbeteren, ook bij de introductie van nieuwe functies of technologische mogelijkheden. Hoever zijn we in het behalen van de doelstellingen die we eerder hebben opgesteld in de ontwerpfase, moeten we bijsturen? Daarom is het belangrijk om te blijven meten na de introductie van nieuwe technologie. ”

Hoe meet je succes?

Een manier om de adoptie van Teams te meten is met data. Het meten van het effect van Teams was voorheen lastig, maar sinds kort is er een nieuwe tool die organisaties helpt om inzichten te vergaren: de Productivity Score.

Ben: “Dat zijn statistieken die je kunt raadplegen om te kijken hoe digitaal je organisatie samenwerkt.
Dat maakt het heel visueel maar ook om jouw scores te vergelijken met die van andere organisaties, jouw peers. Hoe komt het dan dat we beter of slechter meten? Op basis van die parameters kun je zien of je wel of niet goed scoort op bijv. digitaal werken. Daar kun je dan op sturen en gerichte communicatie of trainingscampagnes over op zetten. Na een aantal weken kijk je of dat succesvol is geweest. Als die score verbeterd is kun je kijken hoe komt het nu dat het verbeterd is of net niet”

Data wordt dus een steeds belangrijkere factor voor het meten van het succes van Teams. De tool is nog vrij nieuw, maar volgens Ben wel een belangrijke factor om datagedreven beslissingen te nemen als het gaat om de inzet van Teams en andere Microsoft 365 producten. “Maar het belangrijkste is dat je echt eerst teruggaat naar de basis en alle stappen doorloopt die je door een versnelde adoptie over het hoofd hebt gezien.”

Is jouw organisatie ook versneld van start gegaan met Teams? Neem dan contact op met Broad Horizon. Wij doorlopen iedere stap en zorgen voor duidelijke governance en een adoptiestrategie.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van al het nieuws rondom True.

 

Foto: Ketut Subiyanto

adoptie van microsoft teams
Hans de Vlieger
Manager Workspace Solutions

Wil je meer weten over het ontwikkelen van een governanceplan?

Whitepaper: Governance Microsoft Teams en Microsoft 365

Ontvang de nieuwste blogs van True elke twee weken in je mail

schrijf je in voor de nieuwsbrief

Inhoud van dit artikel

Microsoft 365 - 23.04.2020

Microsoft Teams is een van de meest populaire chatprogramma’s van het moment. Met het programma, dat inbegrepen is bij veel Office 365 licenties, kun je chatten, videobellen en online samenwerken met je collega’s of externen. Ben je nog niet zo bekend met Microsoft Teams? Dan ben je aan het juiste adres met deze Microsoft Teams […]

Microsoft 365 - 20.04.2020

Microsoft Teams is hard op weg om de populairste zakelijke applicatie van het moment te worden. Zo bereikte het record van aantal vergaderminuten onlangs naar gemiddeld 2,7 miljard (!) minuten per dag. Daarnaast is het aantal gebruikers van Teams in de periode eind februari tot maart zo’n drie keer sneller gegroeid dan andere periodes. Bezoek […]

Workspace - 05.02.2021

Veel organisaties hebben de afgelopen tijd Office 365 geïmplementeerd. Hierdoor moesten de functierollen en bedrijfsprocessen opnieuw worden gedefinieerd. Dit kan soms onrust, ontevredenheid en stress veroorzaken bij werknemers. Om dit tegen te gaan is daarom een krachtige adoptiestrategie nodig waarmee de werknemers opgeleid, de adoptie versneld en de impact en risico’s van het bedrijf geminimaliseerd […]

Blijf op de hoogte en schrijf u in voor onze nieuwsbrief
Schrijf u in voor de nieuwsbrief

    Vraag offerte aan

    Vul onderstaand formulier in. True neemt zo snel mogelijk contact met u op.