Hoe kunnen we op de werkvloer net zo werken met IT als aan de keukentafel? Bedrijven vinden het vanzelfsprekend om hun webshops continu te verbeteren en te optimaliseren. Ze doen er alles aan om het bezoekers zo aangenaam mogelijk te maken en de conversie te bevorderen. Het is jammer dat niet altijd evenveel aandacht wordt besteed aan de werkplekken van medewerkers.
Dit artikel verscheen eerder op Webwereld.nl
Je zou toch verwachten dat bedrijven er alles aan doen om de productiviteit van hun medewerkers te bevorderen en ze in staat te stellen om overal en altijd veilig en efficiënt met een apparaat naar keuze te werken. Maar in de praktijk wordt er nog vaak traditionele IT gebruikt die niet slim op elkaar is afgestemd, stelt Olaf van Veen, hoofd business development bij True. “Het is heel raar dat de IT die medewerkers thuis als consument gebruiken, veel prettiger en intuïtiever werkt dan de IT op kantoor. Dat verschil aan beleving is iets waar de industrie aan zou moeten werken.”
Consument van zakelijke IT
Vooral voor de jonge generatie werknemers is het onbegrijpelijk dat ze op het werk met minder moderne en hippe IT moeten werken dan ze in hun privéleven gewend zijn, vindt Van Veen: “Een werkplek moet eigenlijk net zo werken als een webshop of webapplicatie. Je moet je medewerkers dezelfde beleving geven. Het moet allemaal makkelijk, snel en intuïtief werken.”
Maar hoe krijg je die ideale werkplek? Via interactie met je gebruikers. “Bij een webshop verwerk je continu feedback van je gebruikers. Je let heel goed op wat ze allemaal op je website doen. Door continu te meten en verbeteringen in de webshop aan te brengen, laat je deze steeds beter functioneren.” Daarom vindt Van Veen dat je je medewerkers moet zien als consument van jouw zakelijke IT. “Als je ook continu feedback van je gebruikers verzamelt en verwerkt, kun je de zakelijke werkplek laten groeien en evolueren tot hij uiteindelijk vlekkeloos functioneert en precies aansluit op de behoeften van de medewerkers”, stelt hij. “Hiermee gaat hun productiviteit enorm omhoog.”
Systemen koppelen
De organisatie zou dus op dezelfde manier moeten omgaan met werkplekken als met bezoekers op de website. Alleen staan die werkplekken niet op zichzelf. Ook het achterliggende systeem moet daar naadloos op aansluiten, zo benadrukt Van Veen. “Om te overleven en de concurrentie voor te blijven, moet je als organisatie goed naar je businessmodel kijken. Hoe kun je sneller reageren op de wensen van je klanten en bezoekers? Dat doorlopend optimaliseren geldt ook voor de manier waarop je je medewerkers in staat stelt processen doorlopend te verbeteren en te innoveren. Daar komt altijd een digitale transitie bij kijken.”
Van Veen wijst op de grote bekende webwinkels, die enorm succesvol zijn geworden vanwege hun voorspellende vermogen. “Ze weten nu al hoeveel mensen er volgende week in een bepaald postcodegebied een bepaald product gaan bestellen. En als je vandaag bestelt, wordt het steeds vaker dezelfde avond al geleverd. Dat kunnen ze alleen doen omdat ze alle data en systemen aan elkaar hebben gekoppeld. Met andere woorden, ze hebben de webshop perfect gekoppeld aan de interne systemen en de logistieke processen.”
Word een voorspellend bedrijf
Om net zo succesvol te worden als de grote webwinkels, is het nodig om de voorkant, ofwel het web, naadloos aan te sluiten op de achterkant, oftewel de zakelijke IT en de werkplekken van je medewerkers. Van Veen: “Op die manier word je een slimme organisatie en dan pas kun je sneller acteren op de wensen van je gebruikers en klanten, waardoor je je kunt onderscheiden van de concurrentie.”
Bedrijven die aan grote supermarkten leveren, hebben bijvoorbeeld een enorme voorsprong als ze in staat zijn om ver van tevoren te voorspellen welke hoeveelheden van producten ze aan de supermarkten moeten leveren. “Dit kun je alleen voorspellen als je kassa-aanslagen, voorraadbeheer en omzetcijfers met elkaar weet te combineren.”
Complicatie daarbij is dat deze data in verschillende applicaties zit. “Dat kun je oplossen door er op technisch vlak één applicatielandschap van te maken, zodat alles naadloos samenwerkt en met elkaar verbonden is.” Zo verander je volgens Van Veen een bedrijf in een voorspellend bedrijf. “Je moet wel de kennis en ervaring in huis hebben om verschillende technologieën aan elkaar te koppelen. Want stel dat een Business Intelligence tool voor kassa-aanslagen beter draait op Linux, maar de andere software onder Windows draait: in dat geval moet je er niet voor niet terugdeinzen om deze technologieën te combineren omdat je eigenlijk liever standaardiseert op één technologiesmaakje. Juist een combinatie van technologieën en daar honderden verbindingen voor maken is vaak de sleutel om tot de ideale mix aan functionaliteit te komen.”
Hybride omgeving
De meeste bedrijven gebruiken inderdaad veel verschillende systemen en dat kunnen ze niet van de ene op de andere dag veranderen. Maar dat wil niet zeggen dat die verschillende systemen niet goed op elkaar aangesloten kunnen worden. “Om ze alsnog één integrale IT-omgeving te laten vormen, kun je er een hybride omgeving van maken,” legt Van Veen uit. “Applicaties die cloudready zijn kunnen bijvoorbeeld in onze cloud draaien. De overige applicaties kunnen gewoon on premise blijven en koppelen wij aan onze cloud.” Een reden om een applicatie lokaal te houden kan bijvoorbeeld zijn dat de huidige versie niet geschikt is om op een virtualisatieplatform en dus in de cloud te draaien.
Verder kan een applicatie eventueel ook nog in een public cloud worden geplaatst. “Op die manier maken we er één groot netwerk van, waarmee je grip krijgt op je totale IT-omgeving.” Pas zodra al je applicaties op de plek staan waar je ze hebben wilt, dus in de cloud of on premise, kun je gaan kijken welke stappen er nodig zijn om jouw gebruikers er efficiënter mee te laten werken en de werkplek optimaal in te richten. “Door de werkplekken te virtualiseren en gebruik te maken van de schaalbaarheid en beveiligingsmogelijkheden van de cloud, kunnen medewerkers altijd en overal bij hun applicaties.”
Regie vanuit centraal punt
Voor het beheer zijn allerlei regiemiddelen beschikbaar. “Bij bedrijfsapplicaties heb je bijvoorbeeld altijd met een gebruikers-database te maken,” vertelt Van Veen. “Bij Microsoft is dat de Active Directory.” Hierin staan de medewerkers, hun rechten en de applicaties die ze mogen gebruiken geregistreerd. “Wij hebben een eigen user provisioning tool ontwikkeld, waarmee je op eenvoudige wijze inregelt wat jouw gebruikers mogen doen.” Zoals welke applicaties en mappen ze mogen gebruiken.
“Komen er nieuwe medewerkers in dienst, dan kan HR direct nieuwe gebruikers uitrollen over het volledige IT-landschap. Ze kunnen dus meteen aan de slag, terwijl je tegelijkertijd zeker weet dat je compliant blijft.” Op dezelfde manier maak je nieuwe applicaties beschikbaar voor medewerkers of voer je gebruikers af die uit dienst gaan. “Nu gebeurt dat nog vaak allemaal handmatig. Per systeem en soms zelfs per applicatie.”
Het uitrollen moet volgens Van Veen ook meteen naar alle apparaten kunnen waar een medewerker graag mee werkt. Dat kan dus een laptop zijn, maar ook een tablet of een smartphone. Van Veen: “En daarbij moet je privé en zakelijk ook volledig gescheiden kunnen houden door er aparte omgevingen voor in te richten op de apparaten. Dat is erg belangrijk, want de grenzen tussen privé en werk vervagen steeds meer. Alles loopt steeds meer door elkaar heen.” Zo houd je als IT-manager grip op de zakelijke omgeving, terwijl je gebruiker erg blij is omdat de apparaten zowel privé als zakelijk te gebruiken zijn. Een echte win-win dus.
