Privacyverklaring

Bij het gebruik van de diensten en websites van de entiteiten die onder True vallen, waaronder True B.V., True Workspace B.V. en True Workspace Zuid-Nederland B.V. (hierna: “True”), laat je bepaalde (persoons)gegevens bij ons achter. Privacy is voor ons belangrijk, zo worden de (persoons)gegevens door True zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG). Dit houdt o.a. in dat wij:

  • duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken (middels deze privacyverklaring);
  • je allereerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken in gevallen waarin dit vereist is;
  • het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot de persoonsgegevens die uitsluitend nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • jouw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de door jou gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn;
  • wanneer wij jouw gegevens delen maken we afspraken met derde partijen om er o.a. voor te zorgen dat jouw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
  • passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
  • jouw rechten respecteren zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering van je bij ons verwerkte persoonsgegevens.

Als je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via onze contactgegevens.

Lees ook ons cookiebeleid voor meer informatie over cookies.

Privacyverklaring van onze websites

Websites

Deze privacyverklaring is, naast onze dienstverlening, van toepassing op de volgende websites:

Gebruik van persoonsgegevens

Bij het gebruik van onze diensten en websites laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Wij verzamelen en verwerken deze gegevens uitsluitend voor het beoogde doel waarvoor je deze achterlaat. Dat kunnen soms persoonsgegevens zijn.

Persoonsgegevens

Afhankelijk van de functionaliteiten van onze diensten en de manier waarop je onze websites gebruikt, kunnen wij persoonsgegevens van jou verwerken. Een overzicht van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken vind je hieronder per onderwerp beschreven.

Doeleinden

Jouw persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

• om jou de mogelijkheid te bieden offertes via onze communicatiekanalen aan te vragen;
• om te communiceren per e-mail, via chat of telefoon, bijvoorbeeld om je vragen te kunnen beantwoorden;
• om jouw sollicitatie goed te kunnen behandelen;
• het op jouw verzoek toesturen van rapportages en onderzoeken;
• het toesturen van onze nieuwsbrief;
• het afhandelen van je bestelling en het leveren van onze dienstverlening (waaronder het verzorgen van logging, backups, beheer en support);
• het in het kader van klantonderzoek afnemen van enquêtes;
• het geven van toegang tot onze fysieke locaties;
• om toegang te geven tot ons portaal TrueCare en met jou te communiceren via tickets;
• het communiceren met de pers;
• het ten behoeve van het aangaan, onderhouden en verbeteren van de contractuele relatie met (potentiële) klanten;
• het organiseren van activiteiten;
• het toepassen en uitvoeren van wettelijke verplichtingen;
• om jou gepersonaliseerde advertenties en content aan te bieden op onze websites (zie ook het kopje profilering).

Overige doeleinden:

• om onze websites te verbeteren;
• om onze diensten te verbeteren.

De doeleinden worden hieronder nader toegelicht.

Gronden van de gegevensverwerking

Het verzamelen en verwerken van jouw persoonsgegevens is altijd gebaseerd op één van de volgende wettelijke gronden:

• Je hebt toestemming gegeven voor het verwerken van jouw persoonsgegevens.
• Het verwerken is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en onze dienstverlening.
• Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van jouw gegevens.
• Er is een wettelijke plicht tot het verwerken van jouw gegevens, waaraan wij moeten voldoen.

Hieronder wordt per doeleinde aangegeven op welke wettelijke grondslag de verwerking is gebaseerd.

Toelichting doeleinden:

Aanvragen en toesturen offerte

Via onze website of via onze andere communicatiekanalen kan je vrijblijvend een offerte aanvragen. Hiervoor laat je je naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam achter. Deze gegevens gebruiken wij voor het opstellen en toesturen van de offerte. Tevens nemen wij deze gegevens op in onze administratie zodat we duidelijk inzicht hebben in de leads, opportunity’s en orders en we je op een zo efficiënt mogelijke manier kunnen helpen.

Indien je na je aanvraag van de offerte klant wordt bij ons dan zijn we wettelijk verplicht om je gegevens gedurende de klantrelatie en zeven jaar daarna te bewaren.

Wij verwerken deze gegevens op basis van de voorbereidingen op de totstandkoming van de overeenkomst tussen jou en True.

Verstrekking aan derden
Wij registreren je gegevens in onze CRM-applicatie(s). De leveranciers van deze diensten verwerken deze gegevens in opdracht van True.

Communicatie via chat, telefoon of e-mail

Onze website heeft een chatfunctie. Voordat je met True kunt chatten hebben wij jouw naam, (zakelijk) e-mailadres en telefoonnummer nodig.

Daarnaast kan je ook telefonisch contact met True opnemen voor het stellen van vragen. Hierbij vragen wij om je naam, telefoonnummer en bedrijfsnaam.

Verder kan je je vragen ook per e-mail of via onze contactpagina stellen, waarbij we je vragen je naam, (zakelijk) e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam achter te laten.

Deze gegevens worden gebruikt voor het beantwoorden van je vragen, de verdere communicatie en het toesturen van de noodzakelijke informatie.

Wij bewaren je telefoonnummer daarnaast voor het melden van storingen maximaal één maand na het einde van de overeenkomst. Voor de overige gegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar, voor zover ze fiscaal relevant zijn.

Wij verwerken deze gegevens, indien je klant bent, op basis van de overeenkomst die we met je hebben gesloten. Indien je geen klant bent dan verwerken we deze gegevens op basis van het gerechtvaardigde belang dat wij hebben om je goed van dienst te kunnen zijn.

Verstrekking aan derden
In geval van een storing communiceren wij dit per SMS, waarbij je telefoonnummer wordt doorgegeven aan de SMS provider. Bij communicatie per e-mail en chat worden je berichten doorgegeven aan de door ons ingeschakelde clouddienstverleners.

Solliciteren bij True

Via onze website www.werkenbijtrue.nl kun je reageren op openstaande vacatures of een open sollicitatie versturen. Tevens kan je je sollicitatie via de overige communicatiekanalen van True, zoals de contactpagina of per e-mail, indienen. Wij kunnen je vragen om nodige informatie te verstrekken zoals je NAW-gegevens, telefoonnummer, CV, VOG, cijferlijsten, diploma’s, motivatiebrief en eventueel referenties.

Onderdeel van de sollicitatieprocedure kan zijn dat (online) openbaar toegankelijke informatie over jou opgezocht kan worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan social-media profielen.

Wij bewaren je gegevens gedurende het sollicitatieproces en maximaal vier weken na het einde van het sollicitatieproces. Met jouw toestemming kunnen we deze gegevens maximaal een jaar bewaren, zodat wij je kunnen benaderen mocht er in de toekomst een relevante vacature vrijkomen.

Bovenstaande gegevens worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigde belang dat wij hebben en in bepaalde gevallen op basis van jouw toestemming.

Verstrekking aan derden
In bepaalde gevallen schakelen wij een bedrijf dat recruitment (deels) voor ons regelt in waardoor de mogelijkheid bestaat dat we jouw gegevens naar hen doorsturen.

Sturen van rapportages en onderzoeken

Via onze websites is het mogelijk om bepaalde rapportages en onderzoeken te downloaden. Hiervoor vragen wij om een aantal gegevens achter te laten, waaronder je naam, bedrijfsnaam en (zakelijk) e-mailadres. Deze gegevens worden gebruikt om de bedoelde rapportages ter beschikking te stellen, alsmede voor andere commerciële doeleinden, zoals het informeren over de door True geleverde dienstverlening via de nieuwsbrief.

Wij bewaren je gegevens gedurende de periode dat je bijvoorbeeld de nieuwsbrief wil blijven ontvangen. Bij afmelding bewaren we je gegevens maximaal een jaar nadat je je hebt afgemeld voor onze nieuwsbrief.

Wij verwerken deze gegevens op basis van jouw toestemming.

Verstrekking aan derden
Bij deze gegevensverwerking worden jouw gegevens verstrekt aan de leverancier van de CRM-applicatie en/of de marketing automation tool.

Nieuwsbrief

Op onze website kan je je abonneren op onze nieuwsbrief. Hierdoor ontvang je maandelijks een e-mail waarin we je op de hoogte houden van de laatste ontwikkelingen en blijf je op de hoogte van onze diensten, aanbiedingen en producten. Hiervoor gebruiken wij je voornaam, achternaam en (zakelijk) e-mailadres.

Wij bewaren je gegevens zo lang je de nieuwsbrief wenst te blijven ontvangen. Bij afmelding bewaren we je gegevens maximaal een jaar nadat je je hebt afgemeld voor onze nieuwsbrief.

Wij verwerken bovenstaande gegevens op basis van jouw toestemming. Deze toestemming kan je op ieder moment intrekken via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief.

Verstrekking aan derden
Bij deze gegevensverwerking worden jouw gegevens doorgegeven aan de leverancier van onze CRM-applicatie alsmede de marketing automation tool die wordt gebruikt bij het sturen van de e-mailberichten.

Afhandelen bestelling en leveren diensten

Wanneer je bij ons een bestelling plaatst, gebruiken wij jouw persoonsgegevens om deze netjes af te kunnen handelen. Wij mogen jouw persoonsgegevens dan gebruiken voor de levering van de diensten, zoals het informeren over de status van de dienstverlening en het leveren van hardware, maar ook voor het verzorgen van logging, backups, beheer- en supportwerkzaamheden.

Hiervoor gebruiken wij jouw NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres.

Bepaalde klantgegevens bewaren wij gedurende de klantrelatie en zeven jaar daarna in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht. Loggegevens worden maximaal twaalf maanden bewaard. De backups worden gedurende de retentieperiode bewaard en is afhankelijk van de dienstverlening die je afneemt.

Wij verwerken bovenstaande gegevens op basis van de overeenkomst die we met je hebben gesloten.

Verstrekking aan derden
Bij deze gegevensverwerking worden jouw gegevens doorgegeven aan de leverancier van onze CRM-applicatie.

Enquêtes

In verband met klantonderzoek kunnen we je benaderen voor het afnemen van een korte enquête. Door enquêtes af te nemen kunnen wij onze dienstverlening verbeteren. Wij hebben hiervoor jouw naam en e-mailadres nodig.

Wij bewaren je gegevens in het kader van deze enquêtes maximaal een jaar na einde van de overeenkomst die we met je hebben gesloten.

Wij verwerken bovenstaande gegevens op basis van de overeenkomst die we met je hebben gesloten.

Verstrekking aan derden
Bij deze gegevensverwerking maken we gebruik van een enquêtehulpmiddel, waardoor wij bepaalde gegevens doorgeven aan de leverancier hiervan.

Toegang fysieke locaties en camerabewaking

In bepaalde gevallen geven wij toegang tot onze fysieke locaties. Dit kunnen onze kantoren zijn of bijvoorbeeld het datacenter.

Zo houden wij een digitaal bezoekerslogboek bij als je ons kantoor in Amsterdam bezoekt, hierbij vragen wij je naam en e-mailadres. Ons kantoor in Maastricht houdt een digitaal overzicht bij van externe personen die het datacenter bezoeken. Verder zijn de datacenters beveiligd door middel van camerabewaking en dien je je bij bezoek aan het datacenter te identificeren.

Wij bewaren je gegevens in het digitale bezoekerslogboek, welke wordt gebruikt binnen onze vestiging in Amsterdam, gedurende drie dagen, waarna de gegevens worden verwijderd. De gegevens in het digitaal overzicht van de vestiging Maastricht worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. De camerabeelden worden maximaal vier weken na start opname verwijderd, tenzij sprake is van (een vermoeden van) een constatering van een strafbaar feit of ander onrechtmatig handelen, waarbij de beelden worden bewaard zolang de betreffende zaak is afgehandeld.

Verstrekking aan derden
Bij het digitale bezoekerslogboek van onze vestiging in Amsterdam worden jouw gegevens doorgegeven aan de leverancier van dit externe systeem.

Toegang portaal

Met ons TrueCare portaal krijg je toegang tot een beheeromgeving waar je zelf je gegevens kunt instellen, opgeven en wijzigen. Wij houden bij wat je gedaan hebt en wanneer, zodat daar bewijs van is.
Hiervoor gebruiken wij je voornaam, achternaam, telefoonnummer (optioneel) en zakelijk e-mailadres.

Wij bewaren je gegevens gedurende de tijd dat je klant bij ons bent en voor een periode van zeven jaar daarna, voor zover de gegevens fiscaal relevant zijn.

Wij verwerken bovenstaande gegevens op basis van de overeenkomst die we met je hebben gesloten.

Communicatie met de pers

Wij willen jou als journalist graag voorzien van het laatste nieuws en voegen jou met je toestemming toe aan onze newsfeed. Hiervoor gebruiken we je naam en e-mailadres. Je kunt je op elk moment afmelden voor deze newsfeed.

Wij bewaren je gegevens gedurende je inschrijving tot het moment dat je jezelf afmeldt.

Verstrekking aan derden
Bij deze gegevensverwerking worden jouw gegevens doorgegeven aan een externe communicatietool.

Het onderhouden van de contractuele relatie met klanten

Om zo efficiënt mogelijk de rechten en verplichtingen met betrekking tot het contract dat we met je hebben gesloten uit te voeren verwerken we je gegevens, bijvoorbeeld voor het verzorgen van de facturatie, het bijhouden van de afgenomen licenties en het voldoen aan de wettelijke administratieplichten. Hiervoor gebruiken we je NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres.

Wij zijn wettelijk verplicht om deze gegevens gedurende de contractuele relatie en tot zeven jaar daarna te bewaren.

We verwerken deze gegevens op basis van de wettelijke verplichtingen waaraan wij moeten voldoen. Daarnaast verwerken wij deze gegevens op grond van de overeenkomst die we met je hebben.

Verstrekking aan derden
Bij deze gegevensverwerkingen kunnen jouw gegevens worden doorgegeven aan het incassobureau, de leverancier van onze CRM-applicatie(s), onze accountant, onze externe (juridisch) adviseurs of onze facturatieapplicatie.

Het organiseren van evenementen/activiteiten

True organiseert regelmatig evenementen, waarvoor je je kan aanmelden. Bij deze aanmelding vragen wij om je naam, e-mailadres en je bedrijfsnaam. Deze gegevens worden gebruikt om je toegang te kunnen geven tot het evenement, alsmede om je na afloop te kunnen benaderen per e-mail voor commerciële doeleinden.

Wij bewaren je gegevens gedurende de periode dat je bijvoorbeeld de nieuwsbrief wil blijven ontvangen. Bij afmelding bewaren we je gegevens maximaal een jaar nadat je je hebt afgemeld voor onze nieuwsbrief.

Wij verwerken deze gegevens op basis van jouw toestemming.

Verstrekking aan derden
Bij deze gegevensverwerking worden jouw gegevens verstrekt aan de leverancier van de CRM-applicatie en/of de marketing automation tool.

Profilering en cookies

Wij combineren jouw persoonsgegevens uit verschillende bronnen (zoals de gegevens ingevuld in een contactformulier met je surfgedrag op onze website) met elkaar, om jou de beste online ervaring te kunnen bieden.

Door jouw gegevens te combineren kunnen wij gepersonaliseerde aanbiedingen en gepersonaliseerde content op de verschillende websites tonen, die aansluiten bij jouw interesses. Ook onze e-mails kunnen wij op deze manier voor jou personaliseren. Zo wordt er voorkomen dat jij content te zien krijgt of informatie toegestuurd krijgt, die voor jou minder interessant zijn.

Bij het verzamelen en combineren van je gegevens maken we gebruik van cookies.

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen wij vragen om je akkoord voor het gebruik van deze cookies.

Wil je meer weten over cookies? Lees ons cookiebeleid.

Verstrekking aan derden

Wij gaan vertrouwelijk met je (persoons)gegevens om. De persoonsgegevens die wij verzamelen, kunnen wij in sommige gevallen aan derde partijen verstrekken, voor de hierboven genoemde doeleinden. Verder zullen we jouw gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Wij sluiten met de partijen die jouw gegevens ontvangen strikte overeenkomsten waarin duidelijk wordt vermeld welke persoonsgegevens worden gedeeld en waarom. Wij zorgen ervoor dat uw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ook zorgen wij ervoor dat deze derden de gegevens beschermen en vernietigen zodra de gegevens niet meer nodig zijn.

Beveiliging

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te minimaliseren. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Zie voor meer informatie over de door True getroffen maatregelen hier.

Website van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop zij met jouw gegevens omgaan.

Doorgifte buiten de EU

Facebook, LinkedIn en Instagram verzenden informatie, slaan informatie op en dragen informatie over aan de Verenigde Staten. Facebook en Instagram maken gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde modelovereenkomsten om aan passende waarborgen te voldoen. LinkedIn baseert zich op het EU-VS Privacy Shield. Twitter, YouTube, Google, Surveymonkey, Microsoft, Spektra Systems en Gravatar hebben soortgelijke maatregelen genomen. Voor meer informatie raden we je aan de privacyverklaringen van deze partijen te bekijken.

Minderjarigen

Als je 16 jaar of jonger bent, dan mag je uitsluitend onder toezicht van jouw ouders of wettelijke vertegenwoordigers gebruik maken van onze websites.

Wijzigingen in privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen en zullen ons best doen websitebezoekers, klanten en prospects altijd van deze wijzigingen op de hoogte te houden. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen en te kijken naar de datum zoals opgenomen onderaan in de privacyverklaring, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Rechten van betrokkene

Je hebt de volgende rechten:
• Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en tegen direct marketing.
• Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken je persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kan je verzoeken om het verwerken van je persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken wat betekent dat wij minder gegevens van jou verwerken.

Je kunt contact opnemen via de contactpagina van onze website als je een verzoek hebt met betrekking tot je gegevens. Om misbruik te voorkomen vragen wij je, bij een schriftelijk verzoek tot inzage, je adequaat te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie jouw BSN én pasfoto af te schermen. Je kunt hier bijvoorbeeld de ‘KopieID’ app voor gebruiken.

Wij zullen in principe binnen een maand aan je verzoek voldoen. De termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Zie voor de meest recente contactgegevens onze contactpagina.

Deze (vernieuwde) privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 7 februari 2020.

Vertel ons hoe we kunnen bijdragen aan het slimmer inrichten van uw digitale landschap

Bel 0800 - BEL TRUE of laat ons contact opnemen met u.
Vertel over uw uitdagingen en verstuur ons een e-mail.
Stel uw vraag direct aan een van onze specialisten via de chat.

Vraag offerte aan

Vul onderstaand formulier in. True neemt zo snel mogelijk contact met u op.