adoptiestratiegie office 365

Waarom jouw organisatie een adoptiestrategie nodig heeft voordat je naar Office 365 migreert

Veel organisaties hebben de afgelopen tijd Office 365 geïmplementeerd. Hierdoor moesten de functierollen en bedrijfsprocessen opnieuw worden gedefinieerd. Dit kan soms onrust, ontevredenheid en stress veroorzaken bij werknemers. Om dit tegen te gaan is daarom een krachtige adoptiestrategie nodig waarmee de werknemers opgeleid, de adoptie versneld en de impact en risico’s van het bedrijf geminimaliseerd worden. In dit artikel worden de essentiële componenten van een effectieve Office 365-adoptiestrategie uiteengezet.

📖 Leestijd: 5 minuten

De noodzaak van een adoptiestrategie voor Office 365

Mogelijk heeft jouw organisatie voor Office 365 gekozen vanwege de potentiële besparingen, toegang tot productiviteitstools, of om meer flexibiliteit en samenwerking voor medewerkers mogelijk te maken. Deze doelen kan je alleen gebruiken als Office 365 optimaal wordt benut. Een adoptiestrategie voor Office 365 kan de medewerkers en de organisatie als geheel op de volgende manieren helpen:

Minimaliseer de verwarring van een nieuw systeem

De meeste mensen staan van nature terughoudend ten opzichte van veranderingen. De introductie van nieuwe technologie in een organisatie leidt daardoor vaak tot meerdere uitdagingen. Een adoptiestrategie voor Office 365 gaat verder dan alleen een technische implementatie, door er ook voor te zorgen dat werknemers de verschillende onderdelen van Office 365 herkennen en de waarde hiervan begrijpen.

Lees ook het blog "Office 365 krijgt nieuwe naam: Microsoft 365"

Geef medewerkers de mogelijkheid om te profiteren van nieuwe functies

Als werknemers alleen Office 365 voor e-mail gebruiken, loopt de organisatie belangrijke functies mis die de productiviteit kunnen verhogen en de waarde van de investering kunnen vergroten. Een succesvolle adoptiestrategie stelt werknemers in staat om Office 365-tools te integreren in hun dagelijkse workflows, werkgewoonten en processen.

Maximaliseer het rendement op de investering in technologie

Door organisatorische verandermanagementstrategieën toe te passen om de Office 365-implementatie te stimuleren, kun je besparingen maximaliseren. Volgens een McKinsey-onderzoek zagen bedrijven die deze strategieën gebruikten een ROI van 143% versus 35% voor bedrijven die dit niet gebruikten. Door een plan op te stellen om andere Office 365-functies te gebruiken, kunnen mogelijkheden om bestaande abonnementen te consolideren of op te zeggen geïdentificeerd worden.

“Zorg ervoor dat het personeel zich gewaardeerd en gehoord voelt”

Verminder onnodig werk voor IT-personeel

Een grondige adoptiestrategie kan het aantal helpdeskverzoeken en het extra werk voor personeel tijdens de uitrol van Office 365 verminderen.

Zorg ervoor dat het personeel zich gewaardeerd en gehoord voelt

Investeren in werknemers, bijvoorbeeld door opleidingen, toont hun waarde aan. Dit kan het verloop verminderen en de werktevredenheid verhogen. Een sterke Office 365-training versnelt de acceptatie en de buy-in door het personeel.

Bekijk ook onze Managed Office 365 diensten

Kritieke factoren van een Office 365-adoptiestrategie

Om de volledige voordelen van Office 365 te benutten, moet verder gekeken worden dan de technische vereisten. Hiervoor moeten de migratiedoelen aangepakt worden. Hieronder staan vier cruciale elementen die veel bedrijven missen in hun Office 365-adoptiestrategie.

Definieer de zakelijke doelen

Een Office 365-migratie is een technisch complex project. Het is een grote investering die de gehele bedrijfsvoering kan veranderen. Om de migratie te rechtvaardigen, moeten de bedrijfsdoelen gedefinieerd worden zodat deze aan de werknemers gecommuniceerd kunnen worden.

Identificeer de bedrijfsscenario’s

Bedrijfsscenario’s gaan nog een stap verder en vertalen de bedrijfsdoelstellingen naar specifieke use-cases voor verschillende Office 365-functies. Deze illustreren hoe elk onderdeel van Office 365 de organisatie dichterbij de bredere bedrijfsdoelstellingen brengt.

Bedrijfsscenario’s variëren sterk, afhankelijk van de branche en bedrijfsactiviteiten. De scenario’s kunnen uit veel verschillende onderdelen bestaan, van samenwerken en documenten delen, tot apparaten updaten en financiële processen automatiseren.

Door bedrijfsscenario’s te identificeren, is het eenvoudiger om:

Zakelijke uitdagingen te begrijpen en aan te pakken

Bedrijfsscenario’s overbruggen de kloof tussen Office 365-mogelijkheden en de blokkades van het team om hun werkprocessen te verbeteren.

Context toe te voegen aan de training

De adoptietraining draait niet alleen om het leren van een nieuwe technologie. Bij een succesvolle acceptatie van Office 365 zien gebruikers hoe Office 365 in hun dagelijkse werkzaamheden past. Met behulp van bedrijfsscenario’s kunnen teams de training in context plaatsen en leren zij te begrijpen hoe Office 365 hen zal helpen productiever te werken.

KPI’s te identificeren om succes te meten

Bedrijfsscenario’s geven de mogelijkheid om succes te meten aan de hand van statistieken en doelen , van verhoogde medewerkerstevredenheid tot verlaging van operationele kosten zoals gegevensopslag.

Identificeer de belangrijkste belanghebbenden

Een stakeholder is een individu of groep in een organisatie die wordt beïnvloed door de uitkomst van een project. Stakeholders zijn belangrijke bondgenoten die het adoptieproces van Office 365 ondersteunen. Om deze stakeholders te kiezen, moet je als organisatie nadenken over wie Office 365 gaat gebruiken. Wie zal het meest door de verandering worden getroffen? Wie kan verandering bij anderen beïnvloeden en stimuleren? De belangrijkste belanghebbenden moeten een dwarsdoorsnede van de organisatie weerspiegelen.

Leidinggevenden, projectmanagers, IT-medewerkers, personeelszaken en verkoopmedewerkers gebruiken de Office 365-functies allemaal op verschillende manieren. Een divers team van belanghebbenden zorgt ervoor dat de Office 365-adoptiestrategie alle groepen, individuen en behoeften binnen een bedrijf vertegenwoordigt.

Lees ook "Microsoft 365: de basis van modern werken"

Bij een succesvolle adoptie van Office 365:

Zorgen belanghebbenden voor expertise

Zij hebben veel kennis over de huidige processen en procedures. Ze zijn geweldige bondgenoten die de huidige bedrijfsscenario’s in kaart kunnen brengen en kunnen helpen hoe deze in de toekomst verbeterd kunnen worden.

Verlagen belanghebbenden het risico

Door belanghebbenden vroeg in het proces te betrekken, kunnen zij potentiële risico’s aan het licht helpen brengen en kunnen de effecten hiervan verzacht worden.

Verhogen belanghebbenden het projectsucces

Hoe meer betrokken belanghebbenden zijn, hoe meer zij de adoptiestrategie voor Office 365 verdedigen en ondersteunen.

Maak een Office 365-trainingsplan

Een trainingsplan voor eindgebruikers is de laatste stap van de adoptiestrategie voor Office 365.

De meeste bedrijven beginnen met standaard producttraining, waarin gebruikers leren hoe ze Office 365 kunnen gebruiken. De sleutel tot een succesvolle, transformatieve adoptie is echter een op scenario’s gebaseerde training. Op scenario’s gebaseerde training leert werknemers niet alleen Office 365 te gebruiken, maar ook hun productiviteit te maximaliseren op basis van de bedrijfsdoelen en scenario’s van de organisatie.

Businessscenario

Welk bedrijfsscenario of doel probeert de organisatie te bereiken?

Activiteit

Wat is de ideale training of activiteit om het doel te bereiken?

Deelname

Wie doet mee; alle werknemers, het uitvoerende team, personeelszaken? Wie of wat zijn de belangrijkste stakeholders?

 

Door deze trainingsvorm te gebruiken, worden de bedrijfsdoelstellingen aan de training gekoppeld, zodat elke trainingsactiviteit een doel heeft. Daarnaast helpt het bij de efficiënte toewijzing van trainingsbronnen. Verkoop, human resources, marketing en leidinggevenden hebben allemaal verschillende rollen binnen een organisatie, waardoor het tijds- en geldverspilling is om alle medewerkers te trainen op elke Office 365-functie. Het is voor organisaties veel efficiënter om prioriteit te geven aan trainingen op basis van behoeften en taakfuncties, omdat de adoptietijd van Office 365 hierdoor versneld kan worden.

Nieuwsgierig geworden naar wat een adoptiestrategie voor jouw organisatie kan betekenen?
Neem dan contact op sales@broadhorizon.nl, of laat je inspireren op www.broadhorizon.com.

Broad Horizon richt zich op de digitale transformatie van haar klanten en doet dit met behulp van het gehele Microsoft platform. In onze continuous journey-aanpak gebruiken we Data & AI, Businessapplicaties, Modern Workplace, Cloud services, managed services en hosting om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen en het aanpassingsvermogen te geven voor de veranderingen van vandaag, morgen en overmorgen.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van al het nieuws rondom True.

Microsoft 365 - 05.03.2021

Microsoft 365 helpt bij het vergroten van de productiviteit van jouw medewerkers. Als je investeert in een dergelijke suite wil je uiteraard zekerstellen dat werknemers maximaal profijt halen uit deze investering. De Microsoft Productivity Score helpt hierbij. 📖 Leestijd: 6 minuten De productiviteitsscore ondersteunt de digitale transformatie van jouw organisatie. Met behulp van een scorecard […]

Workspace - 12.02.2021

Onlangs maakte Microsoft bekend dat het te maken heeft met ruim 115 miljoen dagelijkse gebruikers voor Microsoft Teams. Maar omdat Microsoft Teams zo snel is omarmd, hebben veel organisaties belangrijke stappen overgeslagen bij de inrichting en het gebruik ervan. We vroegen twee van onze Microsoft 365 specialisten naar de zaken waar veel organisaties geen rekening […]

Cloud - 25.06.2020

Ales wat je wilde weten over in de cloud werken lees je in dit artikel. 📖 Leestijd: 5 minuten In de cloud werken In de cloud werken is de afgelopen jaren een fenomeen geworden. Bijna iedereen snapt wel wat je ermee bedoelt en in veel organisaties is het normaal geworden. Werken in de cloud is […]

Blijf op de hoogte en schrijf u in voor onze nieuwsbrief
Schrijf u in voor de nieuwsbrief

    Vraag offerte aan

    Vul onderstaand formulier in. True neemt zo snel mogelijk contact met u op.