Remote werken doe je thuis

Remote werken: wat kun je leren van bedrijven die het al langer doen?

Door het coronavirus is een groot gedeelte van de wereldbevolking aangewezen om vanuit huis te werken, op onze helden in de vitale sectoren na en bij mensen waar het echt niet anders kan. Voor bedrijven die al enige tijd volledig remote werken, is werken vanuit een andere locatie dan kantoor de normaalste zaak van de wereld. Want: zij hebben vaak niet eens een kantoor. Wat kunnen we leren van deze bedrijven in deze crisistijd?

Lees ook: Thuiswerken? Deze tech helpt je verder

Wat is remote werken?

Eerst even over remote werken, want dat is niet helemaal hetzelfde als thuiswerken. Het basisbeginsel van remote werken is namelijk dat je waar dan ook ter wereld kunt werken omdat het bedrijf waar je voor werkt vaak geen kantoor heeft. Jij bepaalt wanneer je werkt en min of meer op welke tijdstippen.

Communicatie bij remote bedrijven is bij uitstek digitaal en er is bovendien veel aandacht voor asynchrone communicatie. Dat is een duur woord voor communicatie waardoor je niet direct op hoeft te reageren, maar wat best even kan wachten omdat jouw collega misschien in een andere tijdzone zit.

Het grootste verschil tussen remote werken en de situatie nu, is natuurlijk dat iedereen zoveel mogelijk wordt opgeroepen om vanuit thuis te werken. Je kunt dus niet even in een koffietent werken of in een hangmat op Bali.

De vormen van remote werken

Er zijn verschillende gradaties bij remote werken. Techbedrijf Gitlab hanteert bijvoorbeeld de volgende fases:

  • Helemaal niet remote (kan niet of mag niet)
  • Remote toegestaan (in overleg)
  • Hybride remote (een deel van het bedrijf werkt remote)
  • Remote (maar dan wel in dezelfde tijdzone)
  • Volledig remote (verschillende tijdzones)

Voor- en nadelen remote werken

Hoewel elke gradatie z’n eigen voor- en nadelen kent, zijn dit er een paar algemene:

Remote werken voor werkgevers

Voordelen voor bedrijven zijn snel genoemd. Ze besparen kosten omdat ze geen of minder kantoorpanden nodig hebben, kunnen talent van over de hele wereld aannemen en zijn op papier productiever omdat ze relatief efficiënt zijn ingericht.

Nadelen ontstaan vaak bij de inrichting van de organisatie. Het vergt een hele andere manier van management, eentje waar controle niet vooropstaat maar vertrouwen. Dit is voor veel bedrijven nog een brug te ver.

Remote werken voor werknemers

Naast voordelen voor de werkgever zijn er ook talloze voordelen te bedenken voor de werknemer. Remote werkers hebben bijvoorbeeld meer tijd voor het gezin, hoeven niet te reizen, kunnen in principe overal vanuit huis werken (voordat #corona er was tenminste) en hebben meer controle over hun werk- en privéleven.

Nadelen bestaan er ook voor werknemers. Het is bijvoorbeeld een stuk lastiger om werk- en privé te scheiden, om een goede werkplek thuis in te richten of om juist meer tijd aan je werk te besteden. Tel daarbij op dat sommige thuiswerkers zich geïsoleerd voelen en je snapt waarom remote niet voor iedereen is weggelegd.

Welke bedrijven werken al remote?

Het zal je misschien verbazen dat een aantal van de grootste techbedrijven van de wereld volledig remote werken. Denk bijvoorbeeld aan Automattic, het bedrijf achter contentmanagementsysteem WordPress en e-commerce-plug-in WooCommerce. Of wat dacht je van GitLab, één van de grootste open-source broncodesystemen waar miljoenen programmeurs dagelijks gebruik van maken. En vooruit: iets kleiner misschien maar daardoor niet minder indrukwekkend: Basecamp – een online samenwerkingstool.

Nu denk je misschien dat het hier gaat om kleine bedrijven, maar dat is dus niet zo. Zo heeft GitLab ruim 1224 werknemers verspreid over de wereld (inclusief hun 306+ huisdieren) en Automattic er ruim 1170. Basecamp heeft er slechts 51 verspreid over 32 landen, maar later meer over waarom dit alsnog bijzonder is en wat je van dit bedrijf kunt leren.

Video: GitLab’s tips voor productieve remote medewerkers

Wat doen remote bedrijven anders?

Uitgebreide online documentatie

Waar de meeste remote bedrijven in uitblinken is uitgebreide online documentatie. Gitlab is hier erg sterk in. In het ruim 2000-pagina’s tellende GitLab handboek delen zij zo’n beetje alles over het bedrijf: van de omschrijving van de bedrijfscultuur, hoe ze omgaan met inclusiviteit, hoe je betaald verlof kunt krijgen, hoe de afdelingen in elkaar steken tot hoe je gif’jes maakt (en waarom je dat vooral moet doen). Alles is volledig transparant en beschikbaar voor iedereen met internettoegang. Zelfs de bedrijfsdoestellingen én resultaten zijn volledig openbaar.

Overigens hoeft het natuurlijk niet allemaal publiek te zijn. De belangrijkste reden waarom de remote bedrijven dit doen heeft namelijk te maken met communicatie. Als je geen vaste kantoren hebt en een groot gedeelte van de communicatie asynchroon is (dus niet realtime). En dan biedt documentatie een uitkomst.

Remote werken volgens GitLab
Voorbeeld van Gitlab’s handbook. Dit is een van de ruim 2000 pagina’s die openbaar zijn voor iedereen, niet alleen medewerkers.

Asynchrone communicatie

Met name voor bedrijven die te maken hebben met diverse tijdzones is asynchrone communicatie van groot belang. Asynchrone communicatie is communicatie waar je niet direct op hoeft te reageren – in sommige gevallen kan het niet eens omdat je met verschillende tijdzones te maken hebt.

Het eerder genoemde GitLab handbook is een goed voorbeeld van asynchrone communicatie. Maar ook chats kunnen asynchroon zijn, of tools zoals Asana. De basis is: communicatie waar je niet direct op hoeft te reageren. En dat is ook belangrijk voor het volgende punt: heldere communicatie.

Heldere communicatie

Omdat veel communicatie online en geschreven gebeurt, is het ook belangrijk dat deze communicatie helder is. Basecamp heeft een lijst samengesteld van 30 punten hoe zij onderling met elkaar willen communiceren en wat zij verstaan onder heldere communicatie.

Een paar pareltjes als voorbeeld:

  • “Real-time sometimes, asynchronous most of the time.”
  • “If your words can be perceived in different ways, they’ll be understood in the way which does the most harm.”
  • “Poor communication creates more work.”
  • “Communication shouldn’t require schedule synchronization. Calendars have nothing to do with communication. Writing, rather than speaking or meeting, is independent of schedule and far more direct.”
  • “Companies don’t have communication problems, they have miscommunication problems. The smaller the company, group, or team, the fewer opportunities for miscommunication.”
  • “Communication often interrupts, so good communication is often about saying the right thing at the right time in the right way with the fewest side effects.”

Communicatie bij remote bedrijven gaat dus niet alleen over hoe je iets zegt, maar ook wanneer. Want elke keer kan het zo zijn dat je iemand onderbreekt. .

Ander soort meetings

Meetings zijn digitaal een stuk anders dan meeting op locatie. Afhankelijk welke vorm van remote werken je hanteert. Bij techbedrijf Stripe hebben ze nog wel kantoren en werken ze met een hybride vorm van remote werken. In een blogpost op Medium vertelt een van de medewerkers hoe belangrijk het is om videomeetings te hebben met iedereen in het team.

Ook medewerkers die op kantoor werken wordt gevraagd om in te loggen via de eigen laptop, omdat ze daardoor het gevoel krijgen hoe het is voor de mensen die remote werken. Videobellen lijkt de standaard te zijn binnen remote bedrijven. Zo wordt bij Gitlab ook standaard bij elke meeting een video-link meegestuurd om dit te stimuleren.

Ook tijd voor informele communicatie

Even praten met een collega bij de koffiecorner zit er bij de meeste remote bedrijven niet helemaal in, zou je denken. Het tegendeel is waar. Want veel van de remote bedrijven hanteren richtlijnen voor niet-werkgerelateerde communicatie. Denk aan chatkanalen die dienen voor ‘social chats’ of ‘coffee chats’.

Je zag afgelopen week ook een soortgelijke ontwikkelingen binnen Nederlandse bedrijven. Foto’s van mensen die via Zoom, Microsoft Teams of een andere videochatapp de #VrijMiBo vierde kwam je overal tegen op het internet.

Bij True openden we de virtuele deuren van huiskroeg de Truebadour, om zo toch het contact met elkaar te onderhouden. Want dit is ontzettend belangrijk volgens de remote bedrijven.

Aandacht voor mentale gezondheid

Het kan best pittig zijn om altijd alleen te werken, want zelfs de meest introverte mens kan niet geheel zonder sociale interacties. Ook ten tijden van deze crisis is het goed mogelijk dat er mensen zijn die zorgen hebben over de gezondheid van familie of bekenden, of misschien veel stress ervaren door de niet altijd even ideale omstandigheden. Remote bedrijven hebben hier volop aandacht voor.

Zo heeft Gitlab bijvoorbeeld een pagina geschreven over hoe zij omgaan met mentale gezondheid, waar medewerkers op kunnen letten en hoe zij burnouts, angststoornissen en geïsoleerde gevoelens kunnen voorkomen.

Empathie is hierin ook belangrijk. Basecamp stuurde bijvoorbeeld naar alle 51 medewerkers een interne memo waarin ze vooral begrip tonen voor de lastige situatie waar veel medewerkers nu mee zitten, en waarom ze het snappen dat er nu ook andere prioriteiten zijn. “Work should give. Work can wait. Family first”.

Een hart onder de riem voor iedereen. Lees hier de hele memo.

Kijktips 💡

Techblog The Verge heeft trouwens een paar goede tips om mentaal gezond te blijven. Bekijk bijvoorbeeld deze live animal webcams als aan huis gekluisterd bent. Hieronder een favoriet:

Remote werken: de toekomst?

Voor de meeste bedrijven is de huidige situatie noodgedwongen, en het loopt niet overal vlekkeloos. Er zijn vele uitdagingen op het vlak van technologie, maar ook zorgen over de gezondheid van anderen of hoe je de kinderen bezighoudt.

Desondanks laten remote bedrijven iets zien wat het allerbelangrijkste is als we allemaal afzonderlijk van elkaar werken: communicatie. Technologie maakt het mogelijk dat we met elkaar kunnen communiceren, maar technologie is ook slechts het beginpunt.

Waar de voorbeelden in deze blogpost in uitblinken is empathie en het welzijn van de medewerker op afstand. Door richtlijnen te hebben op het gebied van mentale gezondheid, informele communicatie en veel aandacht te hebben voor online documentatie zorgen ze ervoor dat iedereen aan het werk kan zonder een geïsoleerd gevoel te hebben. Transparantie en inclusiviteit zijn de toverwoorden. En dat gaat veel verder dan alleen de inzet van technologie.

Leestips 💡

Er is al echt ontzettend veel geschreven over remote werken, met name door bedrijven die het al goed hebben geïmplementeerd. Ben je na het lezen van dit artikel nog niet klaar met lezen over remote werken? Dan raden we je de volgende drie bronnen aan:

Remote werken doe je thuis
Kilian Drewel
Techblogger

Security - 15.04.2020

Het verplichte thuiswerken is voor veel organisaties inmiddels gewoongoed geworden. De meeste thuiswerkers beginnen hun draai te vinden en hoewel het niet altijd even ideaal is, ‘werkt’ het thuiswerken wel. Maar gebeurt dat thuiswerken eigenlijk wel veilig genoeg? In dit artikel een aantal tips voor IT-afdelingen om veilig thuiswerken voor de thuiswerkers te stimuleren. Lees […]

Security - 01.04.2020

De derde week van verplicht thuiswerken is voor een groot gedeelte van kantoorwerkend Nederland volop aan de gang. De meeste thuiswerkers beginnen hun draai te vinden en hoewel het niet altijd even ideaal is, ‘werkt’ het thuiswerken wel. Maar gebeurt dat thuiswerken eigenlijk wel veilig genoeg? In dit artikel een aantal algemene security-tips van de […]

Workspace - 13.07.2020

Werk op afstand is het nieuwe normaal aan het worden. Hoewel veel mensen ook waarde hechten aan werken op kantoor, lijkt het erop dat remote werk (op afstand werken) maatschappelijk geaccepteerd is. Eindelijk, zou je bijna zeggen. Toch is nog niet iedere organisatie klaar om op afstand werken volledig te integreren. Met de vijf niveaus […]

Blijf op de hoogte en schrijf u in voor onze nieuwsbrief
Schrijf u in voor de nieuwsbrief

Vraag offerte aan

Vul onderstaand formulier in. True neemt zo snel mogelijk contact met u op.